電子情報との付き合い方
Posted by yoosee on Life at 2004-01-09 23:42 JST
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AlertBox 情報洪水から逃れるための10のステップ
AlertBox の最新版「情報洪水から逃れるための10のステップ」が掲載されている。優先順位をうまくつけ、仕事の中断を減らし、情報を凝縮して、見やすく管理しやすい状態にしておけば、生産性はより向上し、同僚の時間を無駄にすることもなくなる。と言うことで、具体的な 10 の内容の中では特に「無駄な電子メールの頻繁な受信による仕事の連続性の中断」を問題にしている。確かに関係者にとりあえず情報を送っておくという風習は根強く、直接関係のないメールでも毎日大量にメールボックスに届いているのは確かだと思う。
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残業しないための10の習慣
某所経由で見た「残業しないための10の習慣」にも似たような記述がある。3. 割り込みをコントロールする上記の 2 つのアドバイスに共通するのは、外部からの割り込みを出来るだけ減らし、自分の計画した内容を自分のペースで終了させる、と言う点になる。
予期しないe-mail、電話、打ち合わせをあなたの一日に割り込ませ、帰りが遅くなることを強いらせないでください。その代わり、予定されていない出来事を確認するためにe-mailの閲覧を10分間隔ではなく数時間間隔にします。そして、ボイスメールにある緊急のものにのみに直ぐに返答します、そしてミーティングはあなたにとって都合の良い時間に予定するようにします。
確かに 1 日に数百通届く ML 宛てを含めた e-mail を順次処理していたら仕事にならないと言うのはその通りなのだが、中には即時の返信を要するものもあるため、なかなかこの通りにはいかないのが辛いところだ。現状はとりあえず (Cc ではなく) To に自分のアドレスがあるものだけは別フォルダに振り分け、優先的に処理するようにしている。また 1 日の予定は Palm の ToDo + DateBK5 で一覧できるようにして、今日何をするかは明確にするようにはしている。
そう。してはいるのだが、気が付くとその予定が Pending Event として処理されずに残ってしまう場合も多く、なかなか思うようには行かないもので困った物である。